DAMPAK PENERAPAN IT DALAM PERUSAHAAN

KELEBIHAN/KEUNTUNGAN PENERAPAN IT

Untuk dapat mengetahui andil departemen IT di perusahaan adalah dengan
mengetahui keuntungan-keuntungan penerapan teknologi IT di perusahaan tersebut,
misalnya :
1. Yang tadinya manual menjadi otomatis, dan hal ini mengurangi biaya untuk
tenaga kerjanya, biaya untuk kertas, alat tulis, dll.
2. Waktu mengerjakan yang lebih cepat dengan adanya IT. Sebab dengan IT ini
akan memperbendek rantai birokrasi, yang tadinya selesai dalam 1 minggu
dengan IT hanya butuh waktu 1 hari. Apabila waktu tadi kita konversikan ke
biaya maka akan mendapatkan penghematan sekian rupiah.
3. Pengambilan keputusan yang lebih cepat, karena dengan IT maka data yang
dibutuhkan dapat diperoleh dengan cepat. Hal ini tentu saja akan menjadikan
perusahaan menjadi lebih kompetitif. Sebab dampaknya akan sangat besar bisa
jadi karena pengambilan keputusan yang lambat sebuah perusahaan akan
kehilangan banyak order.
4. Dengan penerapan teknologi IT kita akan dapat menghemat baiaya promosi dan
pemasaran, karena promosi lewat web site akan sangat murah dan konsumen
dapat melihat profil perusahaan dari mana saja diseluruh dunia.
5. Dengan IT maka sistem akan dapat terintegrasi disemua kantor atau perusahaan
sehingga hal ini akan dapat meningkatkan kecepatan dalam merespon sesuatu
dan pihak manajemen akan dengan cepat mengetahui kondisi perusahaannya
tanpa harus berkunjung ke kantor cabang yang jauh dan memakan biaya
transportasi.
Jadi sebenarnya penerapan IT ini akan sangat menghemat biaya di semua aspek, baik
tenaga kerja, proses, pemasaran, maupun manajemen. Dan penerapan IT ini juga akan
dapat mempercepat kemajuan perusahaan, dengan semain meningkatnya margin
perusahaan.
Untuk mengetahui secara pasti berapa keuntungan yang dihasilkan oleh IT
maka Anda dapat menghitungnya dari penghematan-penghematan yang dihasilkan
perusahaan Anda sebagai imbas dari penerapan IT dikonversikan ke Rupiah, dan
kemajuan-kemajuan yang dicapai perusahaan anda dari penerapan IT ini, maka akan
muncul angka yang cukup signifikan.

Sistem Informasi secara umum mempunyai beebrapa peranan dalam perusahaan,
diantaranya sebagai berikut:
 
1. Minimize risk
Setiap bisnis memiliki risiko, terutama berkaitan dengan faktor-faktor
keuangan. Pada umumnya risiko berasal dari ketidakpastian dalam berbagai hal
dan aspek-aspek eksternal lain yang berada diluar control perusahaan.. Saat ini
berbagai jenis aplikasi telah tersedia untuk mengurangi risiko-risiko yang kerap
dihadapi oleh bisnis seperti forecasting, financial advisory, planning expert dan
lain-lain.
Kehadiran teknologi informasi selain harus mampu membantu
perusahaan mengurangi risiko bisnis yang ada, perlu pula menjadi sarana untuk
membantu manajemen dalam mengelola risiko yang dihadapi.
2. Reduce costs
Peranan teknologi informasi sebagai katalisator dalam berbagai usaha
pengurangan biaya-biaya operasional perusahaan pada akhirnya akan
berpengaruh terhadap profitabilitas perusahaan. Sehubungan dengan hal
tersebut biasanya ada empat cara yang ditawarkan teknologi informasi untuk
mengurangi biaya-biaya kegiatan operasional yaitu:
Eleminasi proses
Implementasi berbagai komponen teknologi informasi akan mampu
menghilangkan atau mengeliminasi proses-proses yang dirasa tidak perlu.
Contoh call center untuk menggantikan fungsi layanan pelanggan dalam
menghadapi keluhan pelanggan.
Simplifikasi proses
Berbagai proses yang panjang dan berbelit-belit (birokratis) biasanya
dapat disederhanakan dengan mengimplementasikan berbagai komponen
teknologi informasi. Contoh order dapat dilakukan melalui situs perusahaan
tanpa perlu datang ke bagian pelayanan order.
Integrasi proses
Teknologi informasi juga mampu melakukan pengintegrasian beberapa
proses menjadi satu sehingga terasa lebih cepat dan praktis (secara langsung
akan meningkatkan kepuasan pelanggan juga).
Otomatisasi proses
Mengubah proses manual menjadi otomatis merupakan tawaran klasik
dari teknologi informasi.
3. Add Value
Peranan selanjutnya dari teknologi informasi adalah untuk menciptakan
value bagi pelanggan perusahaan. Tujuan akhir dari penciptaan value tidak
sekedar untuk memuaskan pelanggan, tetapi lebih jauh lagi untuk menciptakan
loyalitas sehingga pelanggan tersebut bersedia selalu menjadi konsumennya
untuk jangka panjang.
4. Create new realities
Perkembangan teknologi informasi terakhir yang ditandai dengan
pesatnya teknologi internet telah mampu menciptakan suatu arena bersaing baru
bagi perusahaan, yaitu di dunia maya. Berbagai konsep e-business semacan ecommerce,
e-procurement, e-customer, e-loyalty, dan lain-lainnya pada
dasarnya merupakan cara pandang baru dalam menanggapi mekanisme bisnis di
era globalisasi informasi.
Bagi beberapa perusahaan, sebuah strategi IT tidak selalu pada kasus yang
formal. Walaupun dinamakan perencanaan Sistem Informasi (IS) “Strategic”, arsitektur
aplikasi, data, teknologi dan proses manajemen IS, yang terdiri dari standar
pengembangan dan pelaporan, semuanya disajikan dengan rencana, proses dan
kebutuhan dari bisnis yang ada saat ini. Tidak ada acuan atau philosofi untuk kegunaan
teknologi di perusahaan dan tidak terkesan adanya aturan yang signifikan dalam
menentukan strategi mana yang lebih efektif, menguntungkan dan dapat dikerjakan
dengan mudah.
Dalam lingkungan konvensional, hubungan antara strategi kompetitif
perusahaan dan manfaat penggunaan IT dikembangkan melalui beberapa lapisan; dari
perencanaan, analisa dan perancangan. Dapat dipahami bila pada ligkungan sseperti ini
IT memiliki pengaruh yang kecil terhadap strategi kompetitif perusahaan. Sejalan
dengan semakin luasnya pemanfaatan IT di lingkungan bisnis, semakin terlihat tidak
ada lagi pemisahan antara IT dan Strategi kompetitif perusahaan, karena semua strategi
kompetitif harus memiliki IT sama halnya dengan memiliki marketing, produsen dan
keuangan.
Strategi IT membantu manager untuk mendefinisikan batasan pembuatan
keputusan untuk tindakan berikutnya, tapi menghentikan dengan singkat dalam
menentukan tindakan untuk dirinya sendiri. Hal ini merupakan perbedaan mendasar
antara Strategi IT dan perencanaan IT. Strategi IT merupakan kumpulan prioritas yang
menguasai pembuatan keputusan bagi user dan proses data profesional. Hal itu
merupakan bentuk aturan framework untuk kegunaan IT dalam perusahaan, dan
menjelaskan bagaimana seorang eksekutif senior pada perusahaan akan berhubungan
pada infrastruktur IT.Perencanaan IT pada hal lain, memfokuskan pada pelaksanaan
dari Strategi IT.
Perencanaan Strategis Sistem Informasi diperlukan agar sebuah organisasi dapat
mengenali target terbaik untuk melakukan pembelian dan penerapan sistem informasi
manajemen dan menolong untuk memaksimalkan hasil dari investasi pada bidang
teknologi informasi. Sebuah sistem informasi yang dibuat berdasarkan Perancangan
Startegis Sistem Informasi yang baik, akan membantu sebuah organisasi dalam
pengambilan keputusan untuk melakukan rencana bisnisnya dan merealisasikan
pencapian bisnisnya. Dalam dunia bisnis saat ini, penerapan dari teknologi informasi
untuk menentukan strategi perusahaan adalah salah satu cara yang paling efektif untuk
meningkatkan performa bisnis.
Strategi TI diperlukan untuk
· Pengetahuan mengenai teknologi baru
· Dilibatkan dalam perencanaan taktis dan strategis
· Dibahas dalam diskusi perusahaan
· Memahami kelebihan dan kekurangan teknologi
Dengan semakin berkembangnya peranan teknologi informasi dalam dunia
bisnis, maka menuntut manajemen SI/TI untuk menghasilkan Sistem Informasi yang
layak dan mendukung kegiatan bisnis.Untuk itu, dituntut sebuah perubahan dalam
bidang manajemen SI/TI. Perubahan yang terjadi adalah dengan diterapkannya
Perancangan Strategis Sistem Informasi untuk memenuhi tuntutan menghasilkan SI
yang mendukung kegiatan bisnis suatu organisasi. Seiring dengan perkembangan
zaman dan dunia bisnis, peningkatan Perencanaan Strategis Sistem Informasi menjadi
tantangan serius bagi pihak manajemen SI/TI.
SI/TI sebagai Enabler, Organisasi/perusahaan dituntut untuk mengaplikasikan
teknologi bukan hanya untuk menjaga eksistensi bisnisnya melainkan juga untuk
menciptakan peluang dalam persaingan. Pemahaman mengenai peran pengembangan
teknologi dan sistem informasi diperlukan untuk mengelola teknologi dan sistem
informasi dalam organisasi itu sendiri.

· KELEMAHAN/KEKURANGAN PENERAPAN IT
 
Dari sekian banyak kelebihan-kelebihan yang ada dari penerapan IT khususnya
di lingkungan perusahaan, ada juga beberapa kekurangan/kelemahan walaupun tidak
begitu signifikan dibanding dengan keuntungannya namun terkadang juga bisa
menimbulkan masalah diantaranya :
1. Teknologi informasi yang diterapkan tersebut harus acceptable, artinya dapat
diterima oleh semua orang yang akan menggunakannya. Jika perkembangan
teknologi tidak acceptable, maka dapat menimbulkan perilaku yang tidak
diharapkan seperti resistance to change (penolakan terhadap perubahan).
Resistance to change muncul karena tidak semua orang mudah menerima
perubahan dan menganggap bahwa adanya perubahan berarti hambatan, bahkan
dapat merupakan ancaman. Resistance to change juga dapat timbul karena
kurangnya pengetahuan atau ketidakmampuan dalam mengoperasikan teknologi
informasi yang baru. Sebaliknya, bagi orang-orang yang dinamis,
perkembangan teknologi informasi merupakan dorongan untuk semakin
mengembangkan diri. Beberapa contoh anggapan bahwa perkembangan
teknologi informasi merupakan ancaman, yaitu seorang mandor yang merasa
kedudukannya terancam jika pihak manajemen memutuskan untuk
menggunakan sistem pengawasan terpusat dengan monitor kamera. Atau
seorang manajer menganggap perubahan sebagai ancaman bila wewenang dan
kekuasaan yang dimilikinya menjadi berkurang akibat penerapan teknologi
informasi.
2. Perkembangan teknologi informasi menuntut semakin banyaknya keahlian yang
dimiliki oleh karyawan atau pekerja dalam organisasi. Oleh karena itu
pendidikan tambahan dan pelatihan sangat diperlukan untuk meningkatkan
pengetahuan dan ketrampilan dari karyawan atau pekerja.
3. Perkembangan teknologi informasi juga memungkinkan hilangnya kesempatan
kerja khususnya bagi karyawan tingkat bawah, karena teknologi informasi
tersebut dapat menjalankan tugas mereka. Teknologi informasi hanya
menciptakan kesempatan kerja baru bagi tenaga ahli atau individu yang benarbenar
memenuhi kualifikasi.
4. Dipihak lain ada yang beranggapan bahwa perkembangan teknologi informasi
dapat menimbulkan pemborosan, karena diperlukan biaya yang besar untuk
pengadaan peralatan-peralatan yang canggih yang diperlukan serta pengadaan
pelatihan bagi karyawan untuk meningkatkan pengetahuan dan keahlian yang
dimiliki.
5. Ada juga pihak yang tidak senang dengan kehadiran komputer yang dianggap
menjadikan mereka malas bekerja dan membosankan. Keadaan ini disebut
dengan functional fixaction (tidak bersedia menerima sesuatu yang baru
walaupun sesuatu yang baru itu lebih bermanfaat).
6. Dengan semakin canggihnya teknologi informasi maka memungkinkan
munculnya kejahatan-kejahatan teknologi informasi.


IMPLEMENTASI IT DI PERUSAHAAN

Di perusahaan dimana tempat saya bekerja kami sudah menggunakan dan
menerapkan beberapa aplikasi sistem informasi yaitu;
1. SAP (System Applications and Products in Data Processing)
Penggunaan SAP (System Applications and Products in Data
Processing) untuk pembelian barang-barang yang berhubungan dengan
kebutuhan produksi dan non produksi di unit/area contoh : order office supplies,
order seragam karyawan, order feeding equipment dll.
2. DWOS (Daily worker &Outsourching Aplication System)
Penggunaan DWOS (Daily worker & Outsourching Aplication System)
untuk input data karyawan baik dari biodata, absensi, penggajian karyawan
outsourching dll
3. FMS (Farm Management System)
adalah aplikasi yang berhubungan dengan penginputan data-data
produksi perhari dari suatu unit serta bisa menampilkan dan menyajikan
kembali data tersebut dalam bentuk pdf.